Tiempo límite para actualizar datos en el RNBD y sus consecuencias

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia ha dictaminado que cada empresa, tanto del ámbito público como privado, que procese información personal y tenga activos superiores a las 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), lo que equivale a cerca de 4.979,9 millones de pesos, debe llevar a cabo una actualización anual de la información contenida en sus bases de datos dentro del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Este procedimiento busca asegurar la protección y la correcta gestión de la información personal en todo el territorio nacional.

Fecha límite y Proceso de Actualización

La ventana para realizar la actualización anual del RNBD se abre el 2 de enero y concluye el 31 de marzo de cada año. En este periodo, las empresas están obligadas a visitar el sitio web de la SIC, entrar al RNBD y completar la información necesaria respecto a cada base de datos que almacene información personal. Es crucial que las compañías conserven registros completos y actualizados de dichas bases de datos, revisen con regularidad su Política de Tratamiento de Datos Personales y fortalezcan las medidas de seguridad para salvaguardar la información almacenada.

El período para la actualización anual del RNBD se extiende desde el 2 de enero hasta el 31 de marzo de cada año. Durante este lapso, las empresas deben ingresar al portal web de la SIC, acceder al RNBD y proporcionar la información requerida sobre cada base de datos que contenga datos personales. Es fundamental que las organizaciones mantengan registros detallados y actualizados de sus bases de datos, revisen periódicamente su Política de Tratamiento de Datos Personales y refuercen las medidas de seguridad para proteger la información almacenada.

Junto con la actualización anual, las empresas tienen el deber de:

• Informe de Incidentes de Seguridad: Si ocurren vulneraciones de datos personales, es necesario notificar a la SIC dentro de los 15 días hábiles posteriores al incidente, lo que ayuda a proteger a la empresa de posibles consecuencias legales.
• Designación de un Encargado de Protección de Datos Personales: Aunque no es un requerimiento legal, la SIC sugiere que las empresas nombren e inscriban en el RNBD a una persona o departamento encargado de gestionar los reclamos y solicitudes de los titulares de los datos.

• Reporte de Incidentes de Seguridad: En caso de vulneraciones de datos personales, se debe informar a la SIC dentro de los 15 días hábiles siguientes al incidente, protegiendo así a la empresa de posibles responsabilidades legales.
• Designación de un Oficial de Protección de Datos Personales: Aunque no es una obligación legal, la SIC recomienda que las empresas nombren e inscriban en el RNBD a una persona o área encargada de atender los reclamos y solicitudes de los titulares de la información.

El no registrar o mantener al día las bases de datos en el RNBD puede resultar en penalizaciones importantes, tales como multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes y la paralización de las actividades relacionadas con el manejo de datos por un máximo de seis meses. La SIC ha mostrado su compromiso con el cumplimiento de estas normativas, imponiendo sanciones a las empresas que no siguen estas responsabilidades.

Sugerencias para las Empresas

Recomendaciones para las Empresas

• Registrar y Mantener Actualizaciones a Tiempo: Inscribir y mantener al día la información de las bases de datos en el RNBD dentro de los tiempos estipulados.
• Nombrar un Oficial de Protección de Datos: Designar e inscribir a una persona o departamento responsable de gestionar las cuestiones relacionadas con datos personales.
• Notificar Incidentes de Seguridad: Informar con prontitud a la SIC sobre cualquier incidente que ponga en riesgo la seguridad de la información.
• Adoptar Medidas de Seguridad: Implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger la información personal contra accesos no autorizados, pérdidas o modificaciones.

• Inscribir y Actualizar Oportunamente: Registrar y mantener actualizada la información de las bases de datos en el RNBD dentro de los plazos establecidos.
• Designar un Oficial de Protección de Datos: Nombrar e inscribir a una persona o área encargada de gestionar los temas relacionados con datos personales.
• Reportar Incidentes de Seguridad: Informar oportunamente a la SIC sobre cualquier incidente que comprometa la seguridad de la información.
• Implementar Medidas de Seguridad: Adoptar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger la información personal contra accesos no autorizados, pérdidas o alteraciones.

Cumplir con estas obligaciones no solo evita sanciones, sino que también refuerza la confianza de clientes y usuarios, demostrando el compromiso de la empresa con la protección de datos personales y la transparencia en su manejo.